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开好BI启动会议不要输在起跑线上   
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2010-11-08    条评论
   在实施BI项目时,项目启动会议是必不可少的一个环节。就好像士兵上前线时,司令都要做一个动员会议,以提高士气。不过在实际工作中,要开好一个项目启动会议,也不是一件容易的事情。很多项目管理员,就是因为没有做好这项工作,为项目的失败埋下了伏笔。笔者认为,要开好项目启动会议,至少要做好如下几项工作。

  一、要与一把手沟通项目的相关内容

  在召开项目启动会议之前,笔者认为项目管理员需要事先同企业一把手在某些方面达成一致。如在什么时间之前完成项目、在项目过程中可能遇到的关卡、一把手在项目启动会议上应强调什么内容等等。由于企业一把手以前很可能没有碰到过BI项目,所以不知道在会上讲什么内容。如果滔滔大论,就会缺乏针对性。故笔者建议,对于会议的内容,需要跟一把手进行沟通,以增加会议的实质性内容。具体的说,笔者认为,以下内容是少不了的。

  一是需要说明,在BI项目过程中会对企业用户现有的流程与操作方式进行调整,甚至有可能会对用户的现有利益进行重新分配。当遇到这种情况时,用户应该服从大局。在尊重企业客观事实的情况下,要遵循实施顾问的建议,对现有的流程与操作方式进行优化。

  二是在需求调研阶段中,用户应该大胆的说出现有工作中遇到的问题,不要遮遮掩掩。在实际工作中,这个环节非常的重要。很多用户会担心,这会暴露出自己工作的薄弱环节,而不愿意将问题摆在桌面上。这是很不明智的。如果在需求调研时,不将问题说清楚,那么这个问题就可能成为BI项目的一颗定时炸弹。为此一把手应该强调,将问题摆在桌面上的重要性。甚至可以承诺,既往不咎。

  三是需要说明,按时完成工作计划的重要性。在BI项目中,实施顾问一般会根据企业的实际情况(如项目的规模、企业生产的周期等等因素),跟项目管理员一起确定一个项目计划。在这个计划中,各个作业是一环套一环的。如果某个环节的任务没有按时完成,那么就会影响到整个项目的周期。为此在项目启动会议上,一把手应该向用户强调,要按时完成所交代的任务。如果在任务执行过程中,遇到客观的困难,如人力不够等等,需要及时提出来。以方便项目管理员调整相关的资源,确保在规定时间内完成相关的工作。

  二、项目启动会议的参加人员

  那么什么人该参加这个项目启动会议呢?这也是一个比较有技术含量的工作。如果参加的人多了,众口难调,难以起到应有的效果。参加的人了,会议的精神没有传达到位,也不利于后续工作的开展。所以对于这个参加的人员,企业也应该自信斟酌。通常情况下,项目启动会议上应该包括如下人员。

  一是企业的一把手。企业的一把手应该出现在项目的启动会议上,并发表讲话。虽然在实际工作中,一把手可能并不会参与到项目中来。但是一把手在项目启动会议上发表讲话,可以振奋人心,让大家看到,一把手对项目的重视程度。能够起到“皇帝御驾亲征”的效果。即使一把手平时的工作再忙,也应该抽出时间,在项目启动会议上露露面。

  二是项目实施顾问。在项目启动会议上,项目实施顾问也应该到场。并有一把手介绍给企业的员工。这其中代表的含义,就是项目实施顾问就相当于是企业的一把手。企业的员工应该像尊重一把手那样,来尊重实施顾问。另外,实施顾问在项目启动会议上,也需要对BI系统的未来前景作一个描述。让大家体会到BI系统可能会给他们工作带来的改变。

  三是各个部门的关键用户需要参加。这个关键用户即包括企业各个部门的负责人,也包括有一定经验的一线用户。让这些用户参加,可以让他们提前感受一下项目的氛围。或者说,可以让他们提前进入角色。这里笔者需要强调的是,在组建项目团队时,也必须要有各 个部门的关键用户参加。

  三、要对整个项目的周期进行说明

  在项目启动会议上,项目管理员应该预先制作好项目周期的说明图。如可以通过Excel或者Project等项目管理工具,对项目的周期进行一个总体性的说明。这里不用很细,只要一个粗线条即可。这么做的目的,主要是一个:让项目的周期在一把手与用户之间达成一个共识。

  根据笔者的经验,这一点非常的重要。因为此时用户可以感受到,对于这个周期一把手也是认同的。这就好像一个重大案件,市委领导下达最后破案日期的命令一样,能够引起用户的足够重视。如果能够将这个时间点深深的刻在用户的心中,那么这个项目启动会议也就成功一半了。

  不过对于这个周期,可以不用说的很细。毕竟项目会议的时间不宜开的过长,所以只是一个粗线条的描述。如可以以项目的阶段为例,如项目分为5个阶段。每个阶段的时间安排等等。而不需要细化到每个阶段下的每个任务。如果说的太细,用户也记不住。相反,只说明几个关键的日期,用户反而映像会更深。

  四、一把手需要强调项目管理员的权利

  由于时间与精力的关系,企业一把手在BI项目中往往是一个挂名的负责人。具体的工作仍然是由项目管理员来安排的。现在主要的问题是,项目管理员能够压得住下面各个部门的关键用户吗?这就关系到权利分配的问题。笔者认为,如果项目管理员不是一把手来担任的话,那么一把手应该赏赐一把尚方宝剑给项目管理员,即在BI项目上充分的授权。只有如此,项目管理员在日常工作中,才能够调动各个部门的人员进行相关的工作。如基础数据的收集,其就需要各个部门的协作才可以完成。

  其实在日常工作中,这种事情也比较常见。如最近在进行的人口普查项目,一般都不是市里的一把手具体负责。而是下面的一个领导作为负责人。但是在项目会议室,市长或者市委书记会给下面领导一把尚方宝剑。这个人(可能是副市长或者某个部委的领导)就可以拿着这把尚方宝剑,去各个部门调动资源。在企业的BI项目中,也是这个道理。

  当项目负责人权利不够时,一把手又没有时间来承担这个角色,那么一把手就要进行充分的授权。此时最好在项目启动会议上,将这把尚方宝剑赏赐给项目管理员,让项目管理员在日常的工作中可以更加方便。

  笔者认为,这个授权搞越隆重越好。也就是说,在这个环节中,最好加一点形式的内容,以强化员工的认识。如以前有客户,就会购买一把假的剑当作尚方宝剑,在会议上传递给项目管理员。也有客户会制作一本授权证书,在项目启动会议上进行交接。其实这么做的目的只有一个,强调项目管理员在BI项目中的地位。实际结果证明,这些手段是非常有用的。项目管理员可以将这些刀具挂在办公室或者会议室。这不仅可以时刻提醒项目小组成员要听从项目管理员的安排;也可以提醒项目管理员,自己所承担的责任。

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